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Un sistema de videoconferencia es una combinación de equipos de audio y vídeo utilizada para la comunicación en tiempo real con transmisión simultánea de imagen y sonido, sobre todo en empresas. De este modo, los participantes en la conferencia se comunican entre sí con independencia de su ubicación.
Ninguna empresa puede prescindir de las reuniones y la formación (interna). Para poder llevarlas a cabo con eficacia, las videoconferencias tienen muchas ventajas:
- Reuniones independientes de la ubicación: puede reunir a sus empleados de todo el mundo, ya sea desde la sede central, la oficina o las sucursales. Reduzca los costes de los viajes de negocios: Sus empleados permanecen en su ubicación y están presentes digitalmente en las reuniones. Así se eliminan, por ejemplo, los costes de transporte, alojamiento, comidas y posibles gastos.
- El tiempo de trabajo se utiliza de forma más productiva: El tiempo que usted o sus empleados necesitarían para ir y volver del evento puede dedicarse a tareas de su actividad diaria.
- Se necesita menos espacio para reuniones u oficinas: No necesita enormes salas de reuniones para acoger a varios empleados en una sola cita. Si algunos de tus empleados trabajan en otros lugares o desde casa, puedes arreglártelas con espacios de oficina más pequeños. Incluso puede ahorrarse el alquiler y los gastos auxiliares de electricidad, agua, etc.
- Posibilidad de actas o grabaciones digitales: puedes grabar en vídeo reuniones, cursos de formación o demostraciones. El personal que no estuvo presente ese día o tuvo que abandonar el acto antes de tiempo puede volver a ver la grabación.
- Posicionamiento como empleador atractivo: la videoconferencia le permite ofrecer a sus empleados la posibilidad de trabajar desde casa y estar presentes en reuniones importantes. Esto favorece la conciliación de la vida laboral y familiar y hace que sus empleados estén más satisfechos: ¡se corre la voz!
Para una videoconferencia se necesita
- Cámara de videoconferencia
- Micrófono
- Altavoz
- Dispositivo de visualización, por ejemplo, pantalla o proyector
- Buena conexión a internet (para que la imagen y el sonido se transmitan sin retrasos)
- Software de videoconferencia, por ejemplo Skype, Google Meet, Zoom
Si tienes poco espacio en la sala de reuniones, un sistema de videoconferencia compacto es una buena opción. La cámara, los micrófonos y los altavoces ya están integrados. Esto te permite colocarlo directamente encima de la pantalla o en un aparador, por ejemplo.
Muchos sistemas de videoconferencia modernos pueden configurarse en unos pocos pasos. Logitech ofrece una solución plug-and-play para sus productos, con la que sólo tiene que conectar la cámara de conferencia o el sistema de conferencia a su dispositivo final, por ejemplo, una pantalla o un ordenador portátil, mediante USB. No es necesario instalar ningún software adicional.
El número óptimo de participantes depende del sistema de videoconferencia utilizado. Dependiendo de la calidad de la cobertura de la sala por la cámara y del sistema de audio, el número óptimo de participantes puede variar mucho. Por ejemplo, el sistema de videoconferencia Logitech Rally Bar es adecuado para hasta 12 participantes.
Esto depende de lo extenso que vaya a ser el sistema de videoconferencia y de las funciones que lleve aparejadas. Por regla general, las soluciones complejas "todo en uno" para salas de conferencias grandes suelen ser más caras que los sistemas compactos para salas de reuniones pequeñas. Pero recuperará rápidamente estos costes ahorrando varios viajes de negocios.
Esto depende mucho del número de personas que participen en una videoconferencia. Las pequeñas salas de reuniones ofrecen menos espacio que las salas de conferencias para grandes reuniones de varias docenas de participantes. El tamaño de la sala desempeña un papel importante a la hora de elegir un sistema de videoconferencia adecuado. La cámara, los micrófonos y los altavoces de un sistema de videoconferencia deben cubrir, a ser posible, toda la sala. Así se garantiza que todos los participantes sean claramente visibles y se les pueda entender acústicamente.
